Registrering av reseräkning
Avvikelser då hemland är Norge
Avvikelser då hemland är Danmark
Avvikelser då hemland är FInland
Allmänt
I denna funktion registrerar du dina reseräkningar.
Datum och klockslag då resorna har påbörjats och avslutats, uppgifter angående
utlägg, måltidsavdrag, representation, körjournal mm. kan registreras.
Registreringsfunktionen består av fyra olika delar: Resor,
Utlägg/avdrag,
Representation
samt Körjournal.
Du förflyttar dig till de olika delarna genom att klicka på de olika flikarna.
Funktionsknappar (Tillbaka till innehållsförteckning)
Ny reseräkning: Töm formuläret och skapa en ny reseräkning. Programmet tar
automatiskt fram nästa lediga reseräkningsnummer för den nya reseräkningen.
Spara:
Spara den aktuella reseräkningen.
Kopiera:
Kopiera innehållet i en befintlig reseräkning till en ny.
Här väljer Du den
reseräkning Du vill kopiera uppgifter ifrån. Du kan välja att kopiera från både
period och historikregistren men även, om du är behörig, från andra anställda.
När Du valt reseräkning att kopiera klickar Du på OK. Observera
att vissa typer av uppgifter, så som Utlägg/Avdrag och Representation
knutna till kontokortstransaktioner eller förskott, inte kopieras.
Ta bort: Ta bort den
aktuella inhämtade reseräkningen.
Skriv ut: Skriv ut
reseräkningsspecifikation.
OBS! Alternativet till
klarmarkeringsfunktionen är att en reseräkning skrivs ut med knappen Definitiv
utskrift (visas inte i detta exempel). Om definitiv utskrift istället
används låses reseräkningen i samband med utskriften och låsningen kan som i
klarmarkeringsfunktionen bara tas bort av en administratör eller en för dina
reseräkningar attestbehörig användare. Vilken av dessa två varianter som
används beror på vilka tillval som finns i systemet och FLEX
systeminställningar.
Klarmarkera
(tillval): Markera reseräkning som klar. Klarmarkeringen innebär att
den aktuella reseräkningen låses och därmed är klar för vidare granskning. Du
kan inte göra ändringar i en klarmarkerad reseräkning, men klarmarkeringen kan
tas bort av en administratör eller av en för dina reseräkningar attestbehörig
användare.
Attestera
(tillval): Används av attestbehörig användare för att attestera en
reseräkning.
Avattestera (tillval): Används av attestbehörig
användare för att ta bort attest, avattestera, en attesterad
reseräkning.
Godkänd (tillval): Används
av godkännarbehörig användare för att godkänna en reseräkning.
Ej godkänd (tillval):
Används av godkännarbehörig användare för att ta bort markeringen godkänd på en
reseräkning.
Förskott
(tillval): Hämta in förskottsuppgifter till reseräkningen.
Här visas information om ex.
förskottsbelopp och hur mycket som finns kvar att avräkna. Markera fältet Hämta
och klicka sedan på OK för att hämta in förskottet till reseräkningen.
Förskottet läggs in som ett eller flera avdrag under fliken Utlägg/avdrag.
Resebeställningar (tillval) Hämta
in ett reseräkningsunderlag från en resebeställning. OBS! Beställningar kan
endast hämtas in till en Ny reseräkning och visas i listan endast
då de är beställda eller bokade.
Här visas information om de
resebeställningar som kan hämtas till reseräkningen. Vid inhämtning skapas ett
underlag för en reseräkning utifrån den information som finns på
resebeställningen. Markera fältet Hämta och klicka på OK
för att hämta in resebeställningsuppgifterna till reseräkningen.
Deltagare
i ’Projekt’ Ange vilka projekt du är deltagare i.
OBS! Knappen visas endast om
FLEX är inställt så att användarna själva ska få avgöra vilka ’Projekt’
de deltar i.
De projekt du är deltagare i
visas till vänster och övriga till höger. Du kan här välja mellan att lägga
till eller att ta bort projekt du ska delta i genom att markera (klicka på) ett
projekt, och sedan klicka på Lägg till eller Ta bort.
Klicka på Spara för att verkställa ändringarna. Du kan inte ta
bort projekt där alla anställda är deltagare.
OBS! Eftersom företaget själv
kan sätta benämningarna på de olika konteringsnivåerna kan denna benämning
variera. Den benämning ditt företag valt visas inom citationstecken, men i
beskrivningen använder vi för enkelhets skull ’Projekt’.
Historik: Växla till historikläge och
detaljgranska de reseräkningar som redan har avräknats/utbetalats och förts
över till FLEX ackumulatorer. Reseräkningar som finns i ackumulatorerna
är låsta och kan inte ändras.
Återvänd till registrering: Återgå från historik- till
normalläge.
Huvuduppgifter (Tillbaka till innehållsförteckning)
Reseräkningens huvuduppgifter registreras i
inmatningsformulärets övre del. Här finns reseräkningsnummer, ärende, besökta
orter, huvudkontering mm.
Anstnr och Namn
Här visas den aktuella resenärens anställningsnummer
och namn. Har Du behörighet att registrera reseräkningar för mer än en anställd
kan Du ange önskat anställningsnummer i fältet Anstnr eller välja person
i listan genom att klicka på guideknappen (knapp med tre punkter)
bredvid namnfältet. Har Du endast behörighet att registrera Dina egna
reseräkningar kan Du inte påverka något av fälten och guideknappen visas
inte.
Reseräkning nr
Varje reseräkning har ett för resenären unikt
reseräkningsnummer. För varje ny reseräkning som registreras räknas
reseräkningsnumret automatiskt upp med ett. Nästa lediga reseräkningsnummer tas
automatiskt fram då Du klickar på knappen Ny. Om Du vill granska eller
modifiera en redan tidigare registrerad reseräkning kan Du hämta in denna genom
att klicka på guideknappen (knapp med tre punkter) till höger om fältet
för reseräkningsnummer. I fönstret som då visas kan Du se eventuellt tidigare
registrerade reseräkningar och dess aktuella status. Genom att dubbelklicka på
önskad reseräkning eller markera den och klicka på OK kan du
hämta denna från Flex databas.
OBS! Asterisken (*) till höger om texten Reseräkning
indikerar att det finns tidigare registrerade reseräkningar som ännu inte
överförts till FLEX ackumulatorer.
Faktureras
Markera detta fält om kostnaderna för den aktuella
reseräkningen ska faktureras. Undantag gällande enstaka resor, utlägg,
representations-tillfällen mm från fakturering kan göras genom att använda
faktureringsinställning under Avvikande kontering på de aktuella
raderna. Om kontering anges på konteringsnivå för projekt (systeminställning)
kan denna kontering påverka möjligheten för Dig att själv kunna välja om
reseräkningen ska faktureras eller inte. Konteringen kan t ex medföra att
reseräkningen alltid eller aldrig ska faktureras och markeringen för
fakturering kan i dessa fall inte påverkas.
OBS! Faktureras visas endast om detta val gjorts i FLEX
systeminställningar.
Ärende
Här anges ärende för den aktuella resan. Denna text
visas på reseräkningsspecifikationen, reseräkningssammandraget samt i
attestlistan.
Kontering
Här anges reseräkningens huvudkonteringar, t ex
kostnadsställe och projekt. Konteringarna gäller för alla registrerade rader på
reseräkningen med undantag för de som har Avvikande konteringar angivna.
Om ett procenttecken visas på knappen som finns längst till höger på raden kan
denna konteringsnivå procentfördelas (för mer anvisningar se under rubrik Avvikande
konteringar i avsnitt Resor). Inställningar gällande
konteringar görs i FLEX styruppgifter.
Status
Detta fält indikerar vilken status den aktuella
reseräkningen har. Följande statustillstånd finns:
Ny Reseräkningen är ny och aldrig
sparad.
Preliminär Reseräkningen har sparats och är preliminär.
Reseräkningen kan i detta tillstånd fortfarande redigeras.
Klar alt. Låst Reseräkningen är klarmarkerad
eller låst och innehållet kan inte redigeras. Endast en administratör eller en
för dina reseräkningar attestbehörig användare kan låsa upp och ta bort
klarmarkeringen/låsningen.
Attesterad Reseräkningen är attesterad av en för dina
reseräkningar attestbehörig användare. För att veta vem som attesterat
reseräkningen, se fältet Sign.
Godkänd Reseräkningen är godkänd av en för dina
reseräkningar godkännarbehörig användare. För att veta vem som godkänt
reseräkningen, se fältet Sign.
Utbetald Reseräkningen är utbetald och har överförts
till Flex historik.
OBS! Reseräkningar med detta
tillstånd kan du endast se om du befinner dig i historikläge.
Resor (Tillbaka till innehållsförteckning)
I denna del av reseräkningen registrerar du de datum
och klockslag då dina resor påbörjades respektive avslutades, länder som har
besökts mm.
Programmet medger registrering av upp till 30 olika
resor på en och samma reseräkning. Antalet rader ställs in (5 - 30) i FLEX
styruppgifter. För varje resa anges här datum och klockslag då den påbörjats
respektive avslutats. Om resan var en utrikesförrättning skall även landskod
anges.
Guide
Denna
funktion används för att steg för steg, på ett enkelt och snabbt sätt, registrera
en resa. Klicka på knappen Guide för att registrera en ny resa:
Följande
bild visas:
Här
väljer Du om du vill registrera en inrikes- eller utrikesresa och klicka
därefter på Nästa.
Inrikesresa steg 2
Ange
här mellan vilka datum och tidpunkter resan pågick. Klicka på Nästa.
Inrikesresa steg 3
Ange
här eventuella matavdrag, kostförmån och privat boende. Klicka på Slutför.
Utrikesresa steg 2
Ange
har datum och tidpunkt då resan påbörjades i Ditt hemland. Klicka på Nästa.
Utrikesresa steg 3
Ange
har det land eller de länder du besökt, samt när besöket eller besöken varade.
Klicka på Nästa.
Utrikesresa steg 4
Ange
har datum och tidpunkt för återkomst till Ditt hemland samt då resan
avslutades. Klicka på Nästa.
Utrikesresa steg 5
Ange
här eventuella matavdrag, kostförmån och privat boende. Klicka på Slutför.
Landskod
Detta fält lämnas blankt om den aktuella resan är en
inrikesförrättning, men om resan däremot är en utrikesförrättning anges här
landskoden för det land som har besökts. Om Du är osäker på vilken landskod du
skall ange kan Du klicka på knappen Utr. trakt:
Följande bild visas:
Dubbelklicka på eller markera och klicka OK
för att hämta in koden till den aktuella raden på reseräkningen.
Påbörjad datum, tid
För varje enskild resa anges
här datum och klockslag då resan påbörjades. Programmet kontrollerar att
angivna datum är formellt riktiga samt att avresedatumet inte är senare än
återkomstdatumet. Datumet ska anges i formatet ”ÅÅMMDD”.
Avslutad datum, tid
För varje enskild resa anges här datum och klockslag
då resan avslutades. Programmet kontrollerar att angivna datum är formellt
riktiga samt att återkomstdatumet inte är tidigare än avresedatumet. Datumet
ska anges i formatet ”ÅÅMMDD”.
Anmärkning
I detta fält kan olika uppgifter som berör den
aktuella resan anges, t ex besökta orter eller andra kommentarer.
Tr. kod
Detta fält används för att särbehandla ett
traktamente. Ett användningsområde är t ex då s.k. kurstraktamente skall
genereras eftersom ersättningen för detta i regel är reducerad.
F (Fortsättningsresa)
I programmet kan upp till 30 enskilda resor anges.
Programmet betraktar dessa resor som separata förrättningar och genererar
traktamenten därefter. Fortsättningsresa kan utnyttjas för att ange
besök i flera olika länder under en och samma förrättning. Klicka i fältet med
musen och en pil visas som då anger att aktuell resa fortsätter till nästa land på nästa rad.
Programmet betraktar då de enskilda resorna som en enda sammanhängande resa.
Avbrott
Klicka
i detta fält för att markera ett avbrott under en resa. Om Du vill kan du också
använda funktionen Avbrott för att på ett enklare sätt registrera
ett eller flera avbrott. Om Du använder funktionen avbrott registrerar du först
resan i sen helhet, därefter registrerar Du avbrott. Klicka på knappen Avbrott:
Ange
här mellan vilka datum och tidpunkter avbrottet pågick. Programmet kommer med
automatik att lägga in avbrottet under resan då du klickar OK.
Observera att resan alltså måste registreras innan det att avbrottet anges och
att avbrottet inte får vara i början, i slutet eller utanför den avsedda resans
varaktighet.
Kto (Avvikande kontering)
Här kan avvikande konteringar som t ex konto,
kostnadsställe, projekt och kostnadsbärare anges för den aktuella resan. Denna
kontering kommer endast att avse den aktuella resan (raden). Klicka på knappen DK och följande fönster visas:
Om aktuell kostnad skall faktureras markeras denna
ruta. FLEX systeminställningar styr om fältet Faktureras visas
eller inte. Konteringarna kan om ett procenttecken visas på knappen längst till
höger även procentfördelas genom att klicka på knappen.
OBS! Om procentfördelning kan användas eller inte på en
konteringsnivå styrs av FLEX systeminställningar
Här kan den procentuella fördelningen (maximalt 5
konteringar) för respektive konteringsnivå anges. Summan av fördelningen måste
vara 100 % för att programmet skall godkänna fördelningen.
Genom att klicka på denna knapp kan du med
hjälp av en lista se och välja bland de konteringar som finns registrerade i Flex
på den aktuella konteringsnivån.
Matavdrag (Tillbaka till innehållsförteckning)
I denna funktion registrerar Du de matavdrag, kostförmåner och boendeavdrag som gäller resorna på den aktuella reseräkningen. Registreringen sker i ett speciellt fönster som öppnas genom att klicka på knappen Matavdrag:
Följande
bild visas:
Matavdrag markeras, med musen eller mellanslagstangenten, för de tillfällen då arbetsgivaren stått för måltidskostnaden. Kostförmån markeras när arbetsgivaren stått för måltidskostnaden och denna ska betraktas som en förmån, t ex frukost som inte ingår i hotellpriset. I funktionen finns även möjlighet att ange privat logi, nattraktamente, om Du har ombesörjt övernattningen på annat sätt t ex sovit över hos någon bekant o dylikt.
Klicka på OK
för att spara angivna värden, eller Avbryt
för att avsluta funktionen utan att spara.
Exempel:
Den resande har varit på tjänsteresa fr o m 031001 t
o m 031003. Avdrag för frukost skall göras fr o m 031002 t o m 031003. Den 2/10
skall han dock ha avdrag för både frukost, lunch och middag.
Vi anger då detta enligt följande:
Här har nu frukostavdrag markerats. För den 2/10
har även avdrag för lunch och middag lagts in.
Restidsersättning (Tillbaka till innehållsförteckning)
I denna funktion registrerar Du restid för resorna på den aktuella reseräkningen. Restiden registreras i ett speciellt fönster som öppnas genom att klicka på knappen Restid:
Följande bild visas:
Restid anges då särskild restidsersättning ska utgå för resor utanför normal arbetstid.
Utlägg/avdrag (Tillbaka till innehållsförteckning)
I denna del av reseräkningen registreras de utlägg
Du har haft och de avdrag som ska göras i samband med Dina resor.
Formuläret kan se olika ut beroende på vilka koder
och kodtexter som just Ditt företag har valt att använda och visa. Programmet
medger inmatning av upp till 50 olika utlägg eller avdrag per reseräkning.
OBS! Antalet rader, 5 – 50, ställs in i Flex
systeminställningar. Varje kod kan upprepas flera gånger genom att existerande
kod helt enkelt skrivs över med önskad kod, eller genom att ställa
markören/klicka på aktuell rad och välja kod ur lista.
Kod
Här anges den kod som ska användas för det utlägg
eller avdrag som skall registreras. Om Du vill ange en annan kod än den som
eventuellt redan visas på raden kan Du helt enkelt skriva över denna med den
kod Du önskar. En lista med aktuella koder får Du fram genom att klicka på
knappen Utl.koder.
Följande fönster visas:
Dubbelklicka på eller markera och klicka OK
för att hämta in önskad kod till den aktuella raden på reseräkningen.
Benämning
Här visas den
beskrivande texten för utlägget/avdraget som automatiskt hämtas in då kod
angivits. OBS! Benämning kan ändras om detta anges i inställningarna för
det aktuella utlägget/avdraget.
Datum
Här
anges datum för det aktuella utlägget/avdraget.
OBS! Datum kan endast anges om
inställningarna för det aktuella utlägget/avdraget medger detta.
Antal
Här anges antalet för det aktuella
utlägget/avdraget. Programmet använder värdet i detta fält för att räkna ut
beloppet genom att multiplicera värdet med det à-pris som i FLEX inställningar
finns angivet för det aktuella utlägget/avdraget.
OBS! Beräkningen görs först då reseräkning sparas och
värdet kan endast anges om inställningarna för det aktuella utlägget/avdraget
medger detta.
Valuta (tillval)
Här anges den valuta som det registrerade beloppet
avser. Koden består av tre tecken och måste finnas i FLEX valutatabell.
För att se vilka koder som finns eller för att hämta en kod direkt från
valutatabellen till en rad kan Du klicka på knappen Valutor.
Följande bild visas:
Dubbelklicka på eller markera en rad och klicka OK
för att hämta in kod, faktor och kurs till den aktuella raden på reseräkningen.
OBS! Detta fält kan endast användas om valutafunktionen
är tillgänglig i FLEX och inställningarna för det aktuella utlägget/avdraget
medger att valuta kan användas. Vilket datum som ska användas för växelkursen
styrs av inställningarna i Flex. Fast växelkurs eller växelkurs per
datum kan användas. I det senare fallet avgör datumet för utlägget/avdraget
vilken kurs som ska användas. Ändrar du en kurs manuellt kommer detta att
registreras på raden.
Faktor
Här visas den faktor (1 eller 100) som den aktuella
växelkursen beräknas med.
Exempel:
Norska kronor (NOK) räknas med faktor 100 då hundra
NOK ger (april 2002) ca 117:79 svenska kronor. Amerikanska dollar (USD) däremot
räknas med faktor 1 då en US-dollar ger (april 2002) ca 10:17 svenska
kronor.
Kurs
Här anges den angivna valutans kurs vid det aktuella
växlingstillfället. Programmet hämtar automatiskt kursen från valutaregistret
men denna kan ersättas med önskat värde om inställningarna i FlEX medger
detta.
Belopp
Här anges totalt belopp inklusive moms för det
aktuella utlägget eller avdraget.
OBS! Belopp kan endast anges om inställningarna för det
aktuella utlägget/avdraget medger detta.
Moms
Om aktuellt utlägg är momspliktigt beräknas momsen
automatiskt enligt angiven momssats i FLEX. Momsbeloppet kan vid behov
korrigeras, t ex om öresutjämning har gjorts av bruttobeloppet.
OBS! Moms kan endast anges eller ändras om
inställningarna för det aktuella utlägget/avdraget medger detta.
Kommentar
Här finns möjlighet att kommentera varje enskilt
utlägg eller avdrag. Kommentarerna skrivs ut på reseräkningsspecifikationen
under rubriken KOMMENTARER UTLÄGG med
ett referensnummer först som refererar till det aktuella utlägget. Klicka på
knappen Kommentar:
Följande bild visas:
Kontokort
Denna
funktion används för att avstämning av i systemet inhämtade
kontokortstransaktioner. Klicka på knappen Kontokort:
Följande bild visas:
Markera den transaktion Du vill stämma av och klicka
sedan på Ftg.köp om Du vill hämta in den till reseräkningen som
ett företagsköp eller på Privatköp om Du vill markera eller hämta
in transaktionen som ett privat inköp. Om transaktionen hämtas in eller bara
markeras som privatköp är beroende på
om det är ett företags- eller privatkort. Om Du väljer att hämta in
transaktionen som ett företagsköp ska Du välja lämpligt utlägg i den lista som
visas. Listan innehåller endast de utlägg som kan användas för den aktuella
transaktionen. Om Du istället väljer att markera en transaktion som ett
privatköp, gjort med ett företagskort, kommer transaktionen att hämtas in till
reseräkningen på ett enligt FLEX styruppgifter specifikt avdrag. Genom
att klicka i någon av urvalsrutorna i bildens nederkant kan Du välja vilka
transaktioner som ska visas i listan.
Fördela en transaktion
Genom att klicka på knappen Fördela
kan du fördela köpet mellan olika utgiftsposter.
Följande fönster visas:
Här kan Du nu fördela beloppet från
kontokortstransaktionen enligt eget önskemål, klicka därefter OK.
Avvikande kontering (Kto) (Tillbaka till innehållsförteckning)
Här anges eventuella avvikande konteringar, t ex
konto och projekt för aktuellt utlägg. Standardkonteringar och konteringsregler
kan vara angivna för de enskilda utläggen och dessa inställningar görs i
registret Utlägg egna i Flex. De angivna konteringsuppgifterna
kommer endast att avse det aktuella utlägget. Om konteringar görs på den
konteringsnivå som används för projekt kan det projekt som anges påverka om det
aktuella utlägget eller avdraget ska faktureras eller inte.
Faktureringsinställningar för projekt görs i Utökat projektregister i Flex.
Klicka på knappen DK:
Följande fönster visas:
Kontering (t ex konto, kostnadsställe mm)
Här anges avvikande kontering för aktuellt utlägg
eller avdrag. Observera att konteringstexterna ställs in i FLEX
systeminställningar och de här exemplifierade konteringstexterna kan därför
skilja sig från de konteringstexter som används på ditt företag.
Betalningssätt (tillval)
Om utlägget har betalats med kontokort anges här
koden för detta. Koden måste vara angiven i personregistret för att den skall
kunna anges här.
OBS! Detta fält visas endast om
tillvalet kontokort finns i Er programversion.
Notanummer (tillval)
Om aktuellt utlägg har betalats med kontokort anges
här notanumret.
Ref nr (referensnummer)
I detta fält kan ett referensnummer anges som
refererar till t ex kvitton mm som styrker de utlägg resenären har haft under
förrättningen. Detta gör det lättare att stämma av vad utlägget avser och att
beloppen stämmer överens mellan reseräkningen och kvitton.
Faktureras
Markera detta fält om det aktuella utlägget eller
avdraget skall faktureras. Observera att reseräkningen i sin helhet kan
faktureras under huvuduppgifter vilket innebär att varje enskilt utlägg inte
behöver markeras. OBS! Detta fält är
endast tillgängligt om inställningarna i FLEX styruppgifter medger
detta.
Representation
(Tillbaka till innehållsförteckning)
I denna del av reseräkningen registrerar Du de
representationskostnader Du har haft under Dina resor.
I detta formulär kan upp till 30 olika
representationstillfällen redovisas. OBS! Antalet rader, 5 – 30, som kan
registreras ställs in i Flex styruppgifter. För varje tillfälle anges
typ av representation, antal personer som deltog, den totala
representationskostnaden, eventuell ej avdragsgill kostnad, momsbelopp mm. När
reseräkningen sparas fördelar programmet automatiskt kostnaden för
representationen på avdragsgill del, ej avdragsgill del samt avdragsgill moms
enligt gällande bestämmelser.
Kod
Här anges typ av representation vid det aktuella
representationstillfället. Klicka på knappen Rep.koder för att se och
välja ur en lista innehållande de olika koder som kan användas.
Följande bild visas:
Koderna som visas kan variera då
systemadministratören på Ditt företag kan ändra eller lägga till egna
representationskoder i Flex. Skillnaden mellan de olika
representationskoderna är i princip om moms skall beräknas och hur
representationen ska konteras.
Benämning
Här visas den beskrivande texten för
representationen som automatiskt hämtas in då kod angivits.
Datum
Här anges datum då representationen ägde rum. Om
datum anges i detta fält kommer programmet att redovisa det aktuella
representationstillfället separat på reseräkningsspecifikationen. Anges inget
datum kommer representationen att sammanslås med övriga
representationstillfällen på reseräkningsspecifikationen där inget datum har
angivits.
Valuta (tillval)
Här anges den valuta som det registrerade beloppet
avser. Koden består av tre tecken och måste finnas i FLEX valutatabell.
För att se vilka koder som finns eller för att hämta en kod direkt från
valutatabellen till en rad kan du klicka på knappen Valutor.
Följande bild visas:
Dubbelklicka på eller markera en rad och klicka OK
för att hämta in kod, faktor och kurs till den aktuella raden på reseräkningen.
OBS! Detta fält kan endast användas om valutafunktionen
är tillgänglig i Flex och inställningarna för den aktuella
representationen medger detta. Vilket datum som ska användas för växelkursen
styrs av inställningarna i FLEX. Fast växelkurs eller växelkurs per
datum kan användas. I det senare fallet avgör datumet för utlägget/avdraget
vilken kurs som ska användas.
Faktor
I detta fält visas den
faktor - 1 eller 100 - som den aktuella växelkursen beräknas med. Om t ex
norska kronor (NOK) har angivits räknas den med faktor 100 då 100 NOK ger ca
117:79 svenska kronor (april 2002). Amerikanska dollar (USD) däremot räknas med
faktor 1 då en US-dollar ger (april 2002) ca 10:17 svenska kronor.
Kurs
Här anges den angivna valutans kurs vid det aktuella
växlingstillfället. Programmet hämtar automatiskt kursen från valutaregistret
men denna kan ersättas med önskat värde om inställningarna i FLEX medger
detta.
Antal
Här anges det antal personer som var närvarande vid
representationstillfället. Programmet använder detta värde för att beräkna den
avdragsgilla och ej avdragsgilla delen av den totala representationskostnaden.
Totalt belopp
Här anges den totala kostnaden för representationen
inklusive moms.
Ej avdragsgillt belopp (dricks och dylikt)
I detta fält kan ej avdragsgilla poster anges, t ex
entréavgifter, dricks mm. Beloppet anges inklusive eventuell moms.
OBS! Den avdragsgilla delen av
representationen räknar programmet ut automatiskt enligt gällande gränsvärden
när reseräkningen sparas. Här anges alltså avdragsgill del utöver den
som programmet beräknar.
Moms
Programmet räknar automatiskt ut momsbeloppet enligt
den procentsats som finns angiven i Flex styruppgifter. Om annan
procentsats skall användas eller om momsbeloppet består av flera olika
momssatser kan det framräknade momsbeloppet ersättas med det korrekta beloppet
om inställningarna för representationen medger detta. OBS! Den totala momsen från kvittot ska anges. Programmet beräknar
automatiskt avdragsgill del av momsen när reseräkningen sparas.
Syfte & deltagare (kommentarer)
Här finns möjlighet att kommentera samt att ange
vilka personer som deltog vid representationen. Kommentarerna skrivs ut på
reseräkningsspecifikationen under rubriken KOMMENTARER
med ett referensnummer som hänvisar till den aktuella representationen och
deltagare skrivs ut under representationen på samma specifikation.
Klicka på knappen Syfte & deltagare
Följande bild visas:
Antal personer som kan
anges i fälten för deltagare styrs av hur många deltagare som angivits på den
aktuella raden på reseräkningen. Markera rutan ”Deltagare redovisas separat”
om representationen hölls i samband med t ex en konferens med många deltagare
och dessa ska redovisas på en separat bilaga.
Kto (avvikande konteringar)
För beskrivning se avsnittet Utlägg/avdrag.
Matavdrag
För beskrivning se avsnitt Resor.
Kontokort
För
beskrivning se avsnittet Utlägg/avdrag.
Körjournal
(Tillbaka till innehållsförteckning)
Här anger du de resor du har gjort med din privat-
eller tjänstebil.
Upp till 40 resor kan anges på en och samma
reseräkning. OBS! Antalet rader är ställs in (5 - 40) i Flex
styruppgifter. En sammanställning på dina resor får du genom att skriva ut
rapporten Körjournal under alternativet Rapporter i huvudmenyn.
Kod
Koden används för att ange vilken typ av
körjournalspost som ska registreras. Klicka på knappen Res kod
för att se och välja bland de koder som finns.
Följande bild
visas:
Påbörjad datum, tid
Här anges datum och klockslag då den aktuella resan
påbörjades.
Avslutad datum, tid
Här anges datum och klockslag då den aktuella resan
avslutades.
Avreseort
Här anges den ort från vilken avresan skedde, dvs.
den plats där resan påbörjades.
Destinationsort
Här anges den ort som var resans destination, dvs.
den plats som var resans mål. Orter och sträckor som finns i Flex
avståndsregister kan listas och hämtas in genom att klicka på knappen Dest.
Följande bild visas:
Dubbelklicka på eller markera och klicka OK
för att hämta in destinationsort och sträcka till aktuell rad på körjournalen.
Ärende
Här anges resans ärende, samt vem och vilket företag
som besöktes.
Klicka på knappen Ärende för att
registrera uppgifterna.
Följande bild visas:
Ange här ärende, ort, vem och vilket företag som
besöktes. Uppgifterna kommer att visas på utskriften av reseräkningen samt på
rapporten Körjournal under alternativet Rapporter i huvudmenyn.
Hämta resa
Då Du klickar på denna knapp kopieras datum och klockslag från fliken Resor till fliken Körjournal.
Körda km/mil
Om Ditt företag använder milgränser, dvs. den ersättningen Du får vid tjänsteresor i egen bil styrs av hur många km eller mil Du kör i tjänsten varje år visas denna knapp.
Om Du klickar på knappen visas information om hur många km/mil Du kört:
P/T (privata resor / tjänsteresor)
Om Du har tjänstebil skall här anges om resan
gjordes i tjänsten, T, eller privat, P. Vi rekommenderar att Du
registrerar tjänsteresor separat och privata sträckor i sammandrag på en enda
rad i slutet av varje månad. Om Du använder egen bil för resor i tjänsten är
detta fält låst och privata resor kan inte anges.
Sträcka (km eller mil)
Här anges sträckan
som körts. Om enheten är km eller mil styrs av inställningarna i FLEX.
Pris
Detta fält är normalt låst och priset hämtas
antingen från person-, företags- eller löneartsregister i FLEX, eller
räknas fram med hjälp av utläggsbelopp för drivmedel angivna på reseräkningen
alt. fakturabelopp för drivmedel registrerade i FLEX.
Om en administratör registrerar reseräkningar för en
resenär som har rest i tjänsten, T, med privat bil kan administratören
här ange det pris per sträckenhet som skall utgå som ersättning. För personer
med tjänstebil och av företaget betalt drivmedel hämtas priset per körd
sträckenhet endast för de privata, P, resorna då det är dessa som ligger
till grund för beräkning av förmånsvärde. Programmet kommer automatiskt att
fördela den del som överstiger gränsvärdet för skattefri milersättning som
skattepliktig del.
Psg (antal passagerare)
Här anges det antal personer som följde med på den
aktuella resan. Om företaget inte betalar ut ersättning för medpassagerare
genereras ingen ersättning även om ett värde anges.
L (last)
Markera detta fält om ersättning för last skall
genereras. Om företaget inte har valt att betala ut ersättning för last
genereras ingen ersättning, även om fältet har markerats.
Mätare fr o m
Ange här bilens mätarställning
då resan påbörjades. Detta fält används också för att ange ingående
mätarställning för en period t ex om man vill redovisa alla körda sträckor,
privata och i tjänsten under en månad.
Mätare t om
Här anges bilens
mätarställning vid resans slut. Om t ex den ingående mätarställningen är 1500
km och en sträcka på 550 km körs, visas här 2050 km. Värdet förs automatiskt in
som Mätare fr o m värde när ny resa registreras. Detta fält används
också för att ange utgående mätarställning för en period.
Kto (avvikande konteringar)
För beskrivning se tidigare avsnitt under utlägg/avdrag.
Exempel (Tillbaka till innehållsförteckning)
Vi skall här beskriva två
exempel på utlandsförrättningar. I det ena exemplet besöker resenären ett land
och i det andra exemplet besöker han tre olika länder under en och samma resa.
Exemplen visar hur reseräkningar skrivs då funktionen ”Använd förenklad
registrering av utrikesförrättning” är aktiverad.
Exempel 1:
Andersson reser från
bostaden 040301 kl 08.00 till Arlanda flygplats för att åka på tjänsteresa till
Rom. Planet till Rom avgår kl 12.00 och landar i Rom kl 15.00. Andersson reser
hem 040302 med ett plan som avgår kl 09.00 och landar på Arlanda kl 12.00.
Andersson är åter i bostaden kl 16.00.
Resan anges på följande sätt
i programmet:
Klicka i rutan Utr
på rad 1. Programmet skapar nu en utrikes förrättning innehållande tre rader.
Resan påbörjas när Andersson lämnar hemmet 040301 kl 8.00 på morgonen. Vi anger
således detta datum och klockslag i fält Påb.dat under resa 1. Andersson steg på planet till Italien kl 12.00 samma dag.
Vi anger då samma datum och 12.00 i fält Avslutad som då markerar att
inrikesdelen av resan avslutas vid denna tidpunkt. I fältet Anmärkning
kan anmärkningar eller eventuell fritext anges.
Resan fortsätter vidare till
Italien och därför stegar vi oss till eller klickar i fältet L.kod på rad 2.
I fältet anger vi IT som talar om för programmet att denna del av resan är en
utrikesförrättning och avser Italien. Andersson stiger av planet i Rom kl 15.00
lokal tid och vi anger därför denna tid under resa nummer 2 i fält Påbörjad.
Denna förrättning varar till 040302 kl 9.00 på morgonen då Andersson åter
stiger på planet i Rom för avfärd tillbaka till Sverige. Vi anger därför detta
datum och klockslag som avslutning på Italienförrättningen.
Planet landar på Arlanda kl
12.00 samma dag och denna tid anges därför som början på inrikesförrättningen.
Andersson anlände till hemmet kl 16.00. Denna tid anger vi som avslutning på
inrikesförrättningen. Programmet räknar då automatiskt ut var - inrikes eller
utrikes - på avresedagen och återkomstdagen där förrättningen varat längst och
genererar aktuellt traktamente.
Exempel 2:
Denna gång skall Andersson
ut på en längre resa som omfattar flera länder.
Resan anges enligt följande:
Klicka i rutan Utr
på rad 1. Programmet skapar nu en utrikes förrättning innehållande tre rader.
För att infoga fler rader (utrikes resor), ställer vi oss på raden för utrikes
resa eller för resa vid återkomst till hemland och klickar på Infoga
önskat antal gånger, i vårat fall två.
Andersson avreste från
bostaden 020401 klockan 10.00 och steg på planet till Danmark kl 14.00.
Restiden var 1 timme vilket innebär att han anlände till Danmark kl 15.00.
Vistelsen i Sverige var då 4 timmar (10-14) och i Danmark 9 timmar (15-24).
Alltså tillfaller traktamentet för denna dag Danmark. Den 5/4 anlände Andersson
till Tyskland. Programmet räknar då ut vilket land - Danmark eller Tyskland -
där vistelsen varat längst. I Danmark har Andersson vistats 9 timmar (6-15 då
programmet alltid börjar räkna en förrättning från kl 6.00) och Tyskland 8
timmar (16-24). Även denna dag skall Andersson ha ett danskt traktamente.
Andersson vistades i Tyskland från 5/4 till 7/4 då han fortsatte resan till USA. Han anlände
till New York klockan 13.00 lokal tid
vilket gör att hela denna dag tillfaller USA. Vid resa genom tidszoner anges
alltid lokal tid. Den 10/4 klockan 8.00 steg Andersson på flygplanet för avresa
tillbaka till Sverige. Restiden var 8 timmar vilket innebär att han anlände
till Sverige klockan 16.00. Vistelsen i Sverige återkomstdagen var då 6 timmar
(16-22) och i USA 2 timmar (6-8) vilket gör att denna dag tillfaller Sverige.
För hela resan får då Andersson följande traktamenten:
040401 -
040405...................................5 Danska traktamenten
040406..................................................1
Tyskt traktamente
040407 -
040409...................................3 USA-traktamenten
040410..................................................1
Svenskt traktamente
När reseräkningarna är
registrerade och klara kan rapporter skrivas ut genom att antingen klicka på
skrivarikonen eller välja alternativet Specifikationer under Rapporter
- Preliminära i huvudmenyn. På nästa sida visas en bildskärmsutskrift
av reseräkningsspecifikationen.
Avvikelser då hemland är Norge (Tillbaka till innehållsförteckning)
Då det aktuella företagets hemland är Norge fungerar FLEX Portal något annorlunda, detta för att systemet ska kunna beräkna och generera ersättningar enligt norska statens regelverk. I följande avsnitt beskrivs de delar av registreringen som är anpassade för detta regelverk.
Resor
Då Norge är hemland ser fliken Resor på detta sätt:
Här registrerar Du uppgifter om när resan påbörjades och avslutades. Om resans varat minst fem timmar mellan kl. 22:00 dag 1 och 06:00 dag 2 föreslår programmet med automatik övernattning och symbolen för detta visas i kolumnen Övernatt. Om Du manuellt vill ange om övernattning skett eller inte klickar Du med musen i fältet Övernatt.
OBS! Funktionerna Förenklad inmatning av utrikesförrättning, Guide och Avbrott kan inte användas då Norge är hemland och finns därför inte med på bilden.
Resespecifikation
Då resor registrerats ska Du alltid specificera dessa innan kan reseräkningen sparas.
Resorna kan specificeras endera genom en automatisk påminnelse då reseräkningen sparas eller genom att klicka på knappen Resspec:
Följande bild visas om det finns resor på reseräkningen:
Matavdrag F/L/M (Frukost/Lunch/Middag)
Markera här vilka måltidsavdrag som ska göras. Du gör dina markeringar endera genom att klicka med musen eller genom att trycka på mellanslagstangenten.
Typ av boende
Här anger du hur Du bodde under övernattningen. För att programmet ska generera önskad ersättning måste Du vid boende på Hotell, Pensionat och Utan kokmöjlighet ange namn och adress för övernattningsstället.
Olegitimerat nattillägg
Markera detta fält om Du själv bekostat övernattningen och ej tar upp denna kostnad under Utlägg/avdrag. Denna ersättning utgår endast då Din arbetsgivare inte erhållit tillfredställande övernattningsmöjlighet och inte heller direkt ersätter Dina utlägg för övernattningen.
Anmärkning
I detta fält anger Du övernattningsställets namn och adress då detta är nödvändigt, men Du kan också använda detta fält för andra typer av noteringar.
Intervall
Genom att klicka på knappen Intervall kan Du underlättas registreringen genom att du kan ange exempelvis typ av övernattning och övernattningsställe under valfritt datumintervall inom Dina resor.
Avvikelser då hemland är Danmark (Tillbaka till innehållsförteckning)
Då det aktuella företagets hemland är Danmark fungerar FLEX Portal något annorlunda, detta för att systemet ska kunna beräkna och generera ersättningar enligt danska statens regelverk. I följande avsnitt beskrivs de delar av registreringen som är anpassade för detta regelverk.
Matavdrag
Då kostförmån inte registreras när hemland är Danmark ser matavdragsbilden ut enligt följande:
Avvikelser då hemland är FInland (Tillbaka till innehållsförteckning)
Då det aktuella företagets hemland är Finland fungerar FLEX Portal något annorlunda, detta för att systemet ska kunna beräkna och generera ersättningar enligt finska statens regelverk. I följande avsnitt beskrivs de delar av registreringen som är anpassade för detta regelverk.
Matavdrag
Då kostförmån inte registreras när hemland är Finland ser matavdragsbilden ut enligt följande:
Måltidsersättning
Då hemland är Finland kan måltidsersättning betalas för en eller två måltider under en dag. Måltidsersättning registreras på fliken Utlägg/avdrag genom att en av ditt företag förutbestämd kod anges tillsammans med datum och antal måltider som ska ersättas. Kontakta Din administratör om Du är osäker på vilken kod som ska användas.
OBS! Programmet kommer inte att generera traktamente och måltidsersättning för en och samma dag utan kommer i detta fall endast att generera måltidsersättning.