Planerad frånvaro

Denna funktion visar planerad frånvaro och noteringar för anställda på ett eller flera företag.
Här ifrån kan man även, om man är behörig, behandla frånvaroansökningar.

Programmet visar de anställda som Du är behörig till och som har frånvaro eller noteringar, fr o m idag och 14 dagar framåt.

Ftgnr (valbart)

Här vissas vilket företag medarbetaren arbetar på.

Anstnr (valbart)

Här visas medarbetarens anställningsnummer.

Namn

Här visas medarbetarens namn.

Dagar

Här visas frånvaro och noteringar för medarbetarna under vald period.

Genom att dubbelklicka på en tom dag kan man lägga till en frånvaro/frånvaroansökan på vald dag.
Om du dubbelklickar på en frånvaro eller notering får du upp ett nytt fönster med mer information (se funktionsknapparna för Frånvaro och Notering).

Funktionsknappar:

Frånvaro:
Om en tom dag är markerad kan du lägga ut eller önska frånvaro.
Om en frånvaro är markerad kan du öppna och ändra på den (förutsatt att frånvaron inte är behandlad och att du är behörig till markerad anställd).

Följande bild visas:  

Typ av ansökan

Här väljer du om önskad frånvaron sträcker sig över hela dagar eller bara del av en dag.

Status

Dessa fält visar statusen för frånvaroansökan med signatur och datum.

Frånvaroansökan är endast registrerad. Signatur och datum för den som registrerat ansökan visas.

Frånvaroansökan är godkänd och genererad. Signatur och datum för den som godkänt ansökan visas

      Frånvaroansökan är avslagen. Signatur och datum för den som avslagit ansökan visas.

      Frånvaroansökan är ännu inte behandlad av någon attestansvarig.

Klicka på för att öppna statusfönstret där du kan se hur statusen har ändrats och klockslag för registrering och attestering.

Fr o m - t o m datum

Ange här det datumintervall som frånvaron omfattar.

Fr o m - t o m tid (endast del av dag)

Vid frånvaroansökan som gäller del av dag måste man ange mellan vilka klockslag man planerar vara borta.

Kod

Här anges den tidkod som gäller den aktuella frånvaron.

Åter dag

Ange här det datum Du återkommer till arbetet.

Åter tid

Ange här den tid Du återkommer till arbetet.

Meddelande

Här kan Du ange ett personligt meddelande kopplat till den aktuella frånvaron, t ex kompletterande information om anledningen till och typ av frånvaro. Meddelande visas även i systemets närvarologg.

Kommentar

Om frånvaron måste attesteras kan den attestansvarige ange en kommentar här. Denna kommentar skickas även med i ev. e-post/meddelande till den som ansökt om frånvaron.

Notering: Denna knapp används för att lägga in en notering på en eller flera dagar.

Noteringar kan användas för att informera receptionen och/eller medarbetarna om resor, möten eller andra aktiviteter som innebär att den anställde inte är anträffbar. Noteringar kan anges för heldag eller del av dagar, och flera noteringar kan läggas in på en och samma dag.

Typ

Här anges om noteringen skall vara privat eller inte. Privat notering kan du endast välja om du är inne på tidrapporten som tillhör ditt eget anställningsnummer. Dessa noteringar kan bara ses av den anställde själv.

Fr o m - t o m datum

Ange här det datumintervall som noteringen omfattar.

Fr o m - t o m tid

Vid notering som gäller del av dag kan man ange mellan vilka klockslag man planerar vara upptagen.

Meddelande

Här anger du ett meddelande som dina medarbetare kan läsa ifrån Planerad frånvaro eller om noteringen är privat som bara du kan läsa.

Behandla: Denna knapp visas endast om Du är behörig att attestera tidrapporter.
Om en frånvaro är markera kommer den öppnas för behandling när du tycker på knappen.
Genom att markera en tom dag och sedan klicka på knappen kommer programmet att söka fram första obehandlade frånvaroansökan och öppna den.

Du kan välja att Godkänna, Avslå eller Återställa en frånvaroansökan. Återställ kan du välja om ansökan redan är behandlad och du vill återställa statusen till Ej behandlad.
Innan du behandlar frånvaroansökan kan du skriva en kommentar till den som ansökt om frånvaro.
Du kan även stega till föregående/nästa frånvaroansökan och föregående/nästa obehandlade ansökan.

Inställningar: Inställningar för hur Planerad frånvaro ska visas.

Ftgnr, Perskat, K-ställe

Här kan du ange urval på vilka Företag, Personalkategori och K-ställe som ska visas i Planerad frånvaro.

Period

Här anger du ett fr o m- och ett t o m datum för perioden som ska visa i Planerad frånvaro.

Dagar

Här kan du ange storleken i bildpunkter för en dag i Planerad frånvaro.
Större dagar gör att du kan se mera av meddelande på en frånvaro eller notering.
Mindre dagar gör att du kan få en bättre överblick över en längre period och fler anställda.

Standard storleken för dagarna är 60 bildpunkter på bredden och 19 bildpunkter höjden.

Visa frånvaro som

Klartext: Tidkodens benämning visas för frånvaro och större delen eller hela meddelandet på en notering visas.

Tidkod: Endast tidkoden för frånvaro visas och en kortare del av meddelandet på en notering visas.

Visa även avslagna frånvaroansökningar

Om du vill se även frånvaroansökningar som har blivit avslagna av den attestbehöriga kan du bocka i denna ruta. Om du t.ex. är attestbehörig och vill godkänna en ansökan som du tidigare har avslagit.

Visa endast anställda med frånvaro eller notering

Denna ruta är ibockad vid start av Planerad frånvaro. Genom att bocka ur den kommer alla anställda, enligt urval på ftgnr, perskat och k-ställe, att visas i Planerad frånvaro.

Visa

Här kan du välja om kolumnerna Ftgnr och Anstnr ska visas i Planerad frånvaro. Genom att bocka ur dessa två kan du överblicka fler dagar samtidigt i Planerad frånvaro.